クラウドサービスで、あれどこだっけ?をなくすために情報の一元化をしよう

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パック@管理人
カテゴリ
It・ネット系

手帳術やクラウドサービスなどの本を読んでると、よく「情報を一元化する」という言葉を目にします。
もはやデキるビジネスマン・ビジネスウーマンにとって、この辺りはごくごく当たり前に知っているという分野でなければいけない時代なのかもしれません。

簡単にどういった事かを一言で表せば、自分が記憶しておきたい事のモノの情報を1冊のノートや手帳にまとめて管理するということになります。

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例えば、多くの人には色々とメモや記憶しておく機会が存在します。

  • ちょっとしたメモ
  • いつかやろうと思っている事、やりたいこと
  • テレビや新聞で気になった情報
  • 学校や職場などで配布されたプリント
  • 気になるショップのチラシ
  • 買い物したときにもらったレシート

ぱっと考えただけでも、これほどにありますし、もっと深く考え出せば、取り出したいときになかなか取り出せない情報としては、もっとたくさんあるかと思います。

情報を一元化する(=まとめる)事で得られるメリット

情報を一元化しておけば、後から情報を確認したいときに、あちこち探さずにこのノート(手帳)だけを見ればOKという事に繋がります。

情報をまとめておきたいときなどに、手元にノートがない時は、付箋など別のものに書いておいて、後からノートに貼り付けて必ず一元化する事が大切になります。

ただ、このノートのページ数など増えてしまうと、今度はまとめている中のどこに探している情報があるのか見つけにくくなってしまいます。
そのため、ノートの最後のページにインデックス(目次的なもの)を作成しておいたり、PCを使ってインデックス情報をまとめておくなどといった、検索しやすくする工夫が必要となってきます。

一番のオススメはクラウドサービスを使ったITでの情報整理

紙のノートや手帳で一元化する他に、今ではEvernoteなどのクラウドサービスを使う方法もありますね。
参考URL:https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteには無料アカウントと有料アカウントがありますが、まずは無料でタメしてみましょう。
私は有料アカウントを使っていますが、有料分を支払うとテキストのメモだけではなく、後で読み直したいwebサイトをクリッピングしたり、音声データや画像データ、PDFなんかも保存できて、保存できる容量も格段にアップするので非常に便利です。

とはいえ、最初から有料で始める必要性はないので、無料で使ってみて有料でもっと使いたいという時に切り替えるようにしましょう。
1年で考えた料金も非常に安いのでオススメです。

保存方法も、パソコンからだけではなく、メールで投稿したりなども可能ですし、今ではiPhoneやAndroidのスマートフォンなどからはもちろんのこと、iPadなどのタブレットからも簡単にメモ書きが残せます。

どれでメモをしても、パソコンやスマートフォンが全部Evernote等のデータ上で一元管理するので、パソコンでメモして、iphoneで確認なども簡単に行えます。

テキストのメモだけでなく、カメラで撮影した画像、録音した音声のアップロードも簡単に行えます。
会議の議事録や外出先で手軽に保存データも確認出来ますし、なにかあった時用のバックアップ先としても使えるので、いざというときの安心感もあったりします。

ノートなどの紙の場合、劣化する危険性もありますし、保管場所も確保する必要がありますが、デジタルデータならその必要がないのもメリットの1つです。

今では、Evernoteがこのサービスの一番手で最大手でもありますが、Google KeepやSpringPadといったサービスもいくつかあったりしますので、自分に合うのを見付けるのが適切です。

簡単な我が家のEvernoteの使い方の紹介

私はEvernoteを使い、色んな家電のマニュアル(洗濯機や電子レンジ、冷蔵庫、クーラーなど)を全部スマホのカメラで撮って保存して、洗濯機の浴槽洗いをするときにスマホ片手にマニュアル見ながら行っています。

あとは仕事の名刺管理もEvernoteでやっています。
文字を全部読み取ってくれるので、名刺をスマホのカメラで撮影後、Evernoteに保存して、後は調べたい時に人の名前で検索すればすぐ連絡先が出てきてくれます。

大量の名刺保管ケースが必要なくなりましたし、あ行で分けた中から毎回探さなくていいので非常に便利です。

また、妻はスーパーの値段のメモを残していて、今の値段は普段と比べて安いかなどの節約に使ったり、野菜などの産地のメモをしたりして、どう賢く買うかなどに使っています(笑

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