メールの送信や添付で間違った宛先に誤送信しないよう対策と予防が必要!

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パック@管理人
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なんだかんだとソーシャルネットワークなどが流行ったりしてはいますが、なんだかんだで仕事のメインでのやりとりはやはり大多数は今でも「メール」だと思います。

最近ではメール文化などで、色々と便利な世の中になった一方で、情報化社会として成り立っているので、一瞬でそういったものが漏れてしまう事もありえるという恐ろしい世の中になってしまっています。

特にその中でも多いのが、メールを間違って送ってしまう誤送信です。

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慣れと気の緩みによって引き起こされる可能性が大

誰でも一度くらいは、携帯メールなら誤送信をしてしまったり、誤送信されたメールを受信した事はあるのではないでしょうか。

ごめん!間違って送っちゃった!といった事などは、プライベート的な、いわば「どうでもいい」メールなら大して被害は生まれませんが、これがビジネス面であったとしたら、どうでしょうか。

人間ですからミスはするものですし、多くが気が緩んだり、慣れてきたりしたり、ルーチン的な作業をしている時には、私たち人間ならではの怠慢的なものが原因で起こったりしてしまう事が多いようです。

2重チェックで対応しきれるのかどうか

とはいえ、今ではもうメール無しでは生きられないとまではいきませんが、メール無しでビジネスを進めていくのは非常に困難を極めます。

進捗管理や相談毎、サポート依頼などなど多くがメールで対応するところがほとんどです。
しかも、最近では個人情報保護もより一層厳しくなっていますし、情報漏洩などについても厳しい目が向けられています。

ではどう対策するかというと、やはり2重、3重のチェックが当たり前ですが有効です。
とはいえ、毎回毎回メールを上長がチェックできるかというと、そんな時間はある意味では勿体ないとも言えます。

チェックを2重にすればするだけ、その分の人の時間が割かれます。
さらにはチェックはミスを減らすものであって、売上げを上げたり成果を上げるためのものでもありません。

そのため、1人でダメなら2人という量で攻める的な対策ではありますが、もっと効率良いチェックの方法があれば、より簡単で安全が求められるビジネス面での誤送信対策ですから、そちらの方が良いに越した事はありません。

出来るなら、2重チェックや3重チェックは、環境などによっては理想的かもしれませんが、部下が20人いる上司が2重チェックなどのように、数が多くなってきてしまうと、いろいろと現実的にはやはり厳しいと言わざるを得ません。

多少コストは掛けても、ソフト面で対応がオススメ

違う宛先に送ってしまった、間違ったファイルを添付してしまった。などが誤送信の代表例ですが、これをしてしまうと、一瞬で信頼を失ってしまい、最悪の場合は仕事を失うだけでなく、損害を出して補填といった事もあり得てしまいます。

そうならないための対策ですが、今では多少コストはかかりますが、色々なソフトが出ています。
多少コストをかけて、保険という考えで、最悪に想定するのは悪い事ではありません。

などなど、調べればまだまだ他にもありますが、有名どころ?としては上記のようなものがあります。

ビジネス利用のため、多くの人に向くかというとそうではないかもしれませんが、やはりこういうのは何かあってからでは遅いですし、そのための予防費用としての投資・保険のようなな感じで捉えておくのが良いのではないでしょうか。

誤送信はしない方がいいに越した事はありませんが、万が一、してしまったときの事を考えて、してしまったとしても、対応が可能なように、予め対処しておくというのも1つの手かもしれませんね!

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